🕗 Anleitung: Zeiten im Kundendienst erfassen und einem Auftrag zuordnen
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Anleitung: Zeiten im Kundendienst erfassen und einem Auftrag zuordnen

Anleitung als Video

1. Aufruf des Kundendienst-Teams

  1. Öffne den Bereich Kundendienst-Team.
  2. Wähle das entsprechende Team (z. B. das im Shop verwendete).
  3. Öffne das gewünschte Ticket.

2. Auswahl des Studiostandorts

  • Wähle den richtigen Studiostandort aus, damit die zugehörigen Informationen geladen werden.
  • Über die Zuordnung des Studiostandorts werden die relevanten Verkaufsaufträge automatisch geladen.
  • Hinweis: Je nach Vertragspartner können unterschiedliche Standorte und somit unterschiedliche Stundenkontingente hinterlegt sein.

3. Verkaufsauftragszeilen prüfen

  • Im Ticket findest du unten die zugehörige Verkaufsauftragszeile.
  • Beispiel: Hector Support Jahresbudget.
  • Hier siehst du das verfügbare Stundenkontingent (z. B. 72 Stunden für den Kunden).

4. Bedeutung der Zeiterfassung

  • Auch wenn es sich um Supportanfragen oder Störungsfälle handelt, die nicht berechnet werden, müssen die Zeiten trotzdem erfasst werden.
  • Grund: So kann später nachvollzogen werden, wie viele Supportstunden bereits verbraucht wurden und in welchem Rahmen man sich beim Kunden bewegt.

5. Ticketbearbeitung und Zeiterfassung

  1. Beim Bearbeiten des Tickets muss immer das Support-Jahresbudget ausgewählt werden.
  2. Rechts erscheint ein Banner mit dem Hinweis, die Zeit zu erfassen.
  3. Erfasse die benötigte Arbeitszeit im System.
  4. Speichere die Eingabe.

6. Hinweis bei ausgeschöpften Stunden

  • Sobald das gebuchte Kontingent aufgebraucht ist, erscheint automatisch ein Banner mit dem Hinweis:
    „Achtung: Die Zeit wurde überschritten. Neue Supportstunden müssen angelegt werden.“
  • In diesem Fall bitte die verantwortliche Person informieren, damit zusätzliche Stunden eingerichtet werden können.
    -> Bitten an kabashi@dsb.digital wenden. 

7. Abschluss

  • Nach Eingabe die Zeiten speichern.
  • Damit ist die Zeiterfassung auf dem Auftrag erfolgreich abgeschlossen.

✅ Ziel: Eine transparente, nachvollziehbare Erfassung der Supportzeiten je Kunde, auch bei nicht berechneten Leistungen.